MS OFFICE in hindi

MS OFFICE की सम्पूर्ण जानकारी हिंदी में

अगर आप को कोई लैटर या डॉक्यूमेंट टाइप करना है तो आप उसे MS word में टाइप करते हो,या फिर किसी प्रकार का कोई account से रिलेटेड काम हो तो वो हम MS Exel में करते है,उसी प्रकार यदि हमे कोई presentation चहिए  हो तो हम वो MS Powerpoint में बनाते है| अगर आप किसी भी ऑफिस,कंपनी में काम करना चाहते हे तो आप को MS Office आना चाहिए| आज के समय में office के इस्तमाल से ही ज़दातर काम होते है जैसे की Letter typing, sheet banana, presentation banana  इत्यादि. .word microsoft ने office कार्य के लिए एक  सॉफ्टवेर बनाया है जिसे हम MS Office के नाम से जानते है इस सॉफ्टवेर के अन्दर Word, Excel, Power Point होते है|

MS word

word के द्वारा हम लैटर(letter)टाइप करना,उसे प्रिंट करना,आर्टिकल(article),लिखना,नोट्स(notes)बनाना, बुक(book)लिखना etc.जैसे काम कर सकते है| इस का मतलब है की यदि हमे लिखने का काम हो तो हम उसे word में कर सकते है

MS Excel

Exel ms office का बहुत ही ज्यादा इस्तमाल होने वाला सॉफ्टवेर है|excel इस का द्वारा आप कई सारे काम किये जाते है, जैसे की लिस्ट(LIST)बनाना, sheet बनाना, डेटाबेस क्रिएट(create)करना, Invoice बनाना, graph  नाना आदि जैसे काम कर सकता है| आखिर क्यों आपको माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल सीखने की ज़रूरत है ? क्यों एमएस एक्सेल आज के काम और कारोबारी माहौल में बहुत महत्वपूर्ण माना जाता है? माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल दुनिया में लगभग हर नियोक्ता, स्कूल और विश्वविद्यालय द्वारा प्रयोग किया जाता है। इसलिए अधिक व्यापक एक्सेल स्प्रेडशीट के साथ अपने कौशल को और अधिक आकर्षक बनाना चाहते है| लगभग हर व्यवसाय अपने सेल्स, पेरचसेस, खर्चे, बुनियादी लेखांकन आदि के लिए एमएस एक्सेल का उपयोग करते है | 

  

Power Point 

power point एक ऐसा सॉफ्टवेर है जिसकी मदद से हम किसी भी तरह का Presentation सकते हैं |बना सकते है power point का ज्यादातर इस्तमाल कंपनियों में presentation बनाना में किया जाता है  power point

MS office एक बहुत बड़ा सॉफ्टवेर है जिसे एक post में पूरी तरह समझ पाना संभव नहीं है|

MS Word की क्या विशेषताएं है ?

   

1.  Editing: MS Word document तैयार करने के बाद उसमे कोई भी परिवर्तन (cut, copy, replace, delete) कर सकते है।

2. Saving: Save command के द्वारा file को memory (Hard Disk) में save किया जाता हैऔर save की गयी file को आवश्यक्तानुसार भविष्य में उपयोग किया जा सकता है।

3. Formatting: MS Word document तैयार करने के बाद उसकी  formatting कर सकते है। जैसे : font size, font style, font color,   background color या page color इत्यादि।इसकेअलावा  line  spacing, margin, page setup, print इत्यादि कार्य कर सकते है।

4. Auto Correct & Auto Text: इसके माध्यम से MS Word में टाइप करते समय गलत लिखे हुए शब्द को स्वतः ही ठीक कर देता है।

5. Check Spelling: MS Word document में check spelling ऑप्शन का use करके document गलत हुए word को सही कर सकते है।

6. Mail Merge: इस option के द्वारा एक ही प्रकार के matter को अलग अलग address पर भेजने के लिए तैयार करते है। एक बार में सैकड़ो लोगो के लिए वयक्तिगत संदेश बनाने के लिए इसका उपयोग कर सकते है। जैसे: Notice, Invitation letter, Call letter etc.    

MS Excel Window में उपलब्ध सभी टूल्स

1. Office Button

Office Button MS Excel का एक प्रमुख भाग है. यह बटन menu bar में होता है. इस बटन में MS Excel में बनने वाली फाईल या स्प्रेडशीट के लिए कई विकल्प होते है.

2. Quick Access Toolbar

Quick Access Toolbar MS Excel का एक विशेष भाग है. यह टूलबार Title bar में होता है. इसे हम शॉर्टकट की तरह उपयोग मे लेते है. इस टूलबार में अधिकतर काम आने वाली commands को add कर दिया जाता है और वे इसमे जुड जाती है. Quick Access Toolbar की सहायता से MS Excel में कार्य थोडी speed से हो पाता है.

3. Title bar

Title bar MS Excel विंडो का सबसे ऊपरी भाग है. इस बार पर MS Excel मे बनाई गई फाईल के नाम को दिखाया जाता है. जब तक फाईल को रक्षित (save) नही किया जाएगा फाईल का नाम नही दिखाया जाता है और वहां “Book1” लिखा होता है. जैसे ही हम फाईल को किसी नाम से रक्षित (save) करते है तब “Book1” के स्थान पर फाईल नाम दिखाया जाता है. Title Bar के दांये कोने में तीन बटन होते है. इन तीन बटन में पहला बटन “Minimize” होता है जिस पर क्लिक करने से Open Program Task Bar में आ जाता है. दूसरा बटन “Maximize or Restore down” होता है. यह बटन विंडो की width को कम या ज्यादा करने का कार्य करता है. और तीसरा बटन “Close Button” है जो प्रोग्राम को बंद करने का कार्य करता है.

4. Ribbon

Ribbon MS Excel विंडो का एक और भाग है. यह Menu Bar से नीचे होता है. इस पाठ मे दिखाई गई MS Excel विंडो में लाल रंग का हिस्सा ही Ribbon है. इस भाग में MS Excel Tabs (जो विकल्प menu bar में होते है) के विकल्पों को दिखाया जाता है.

5. Menu Bar

Menu Bar MS Excel में टाईटल बार के नीचे होती है. इसे Tab Bar भी बोल सकते है, क्योंकि इन्हें अब टेब ही बोला जाता है. Menu Bar में कई विकल्प होते है और प्रत्येक की अपनी Ribbon होती है.

6. Name Box

Name Box MS Excel में Ribbon के नीचे बांये कोने में एक बॉक्स होता है. इस बॉक्स में Sheet Cell के नाम को दिखाया जाता है एवं हम इसमें cell का नाम डालकर उसे खोज भी सकते है.

7. Formula bar

Formula Bar MS Excel में Ribbon के नीचे बांये कोने में Name Box के बगल में होती है. इस बार में MS Excel Formulas को लिखा जाता है.

8. Status Bar

Status bar MS Excel में text area के बिल्कुल नीचे होती है. इस बार में “Zoom Level” नामक टूल होता है, जिसकी सहायता से Sheet को Zoom in तथा Zoom out किया जा सकता है.इसके अलावा भी बहुत से टूल इस बार में होते है, जैसे; Language, Word Count, Page Number आदि.

9. Scroll Bar

Scroll Bar MS Excel में दांये तरफ लम्बवत (vertically) तथा नीचे आडी (horizontally) बार होती है, जो Sheet को ऊपर-नीचे एवं दांये-बांये सरकाने का कार्य करती है.

10. Text Area

Text Area MS Excel का सबसे मह्त्वपूर्ण भाग है. और यह MS Excel विंडो का सबसे बडा तथा मध्य भाग होता है. Text area को MS Excel में Sheet बोला जाता है. इसी क्षेत्र मे text को लिखा जाता है. 

एमएस एक्सेल शॉर्टकट्स का पता होना बहुत ही ज़रूरी होता है क्योंकि ये टाइम और मेहनत से बचने में हेल्प करते है. नीचे मुख्य-मुख्य शॉर्टकट्स और उपयोगी की कॉम्बिनेशंस की लिस्ट दी हुई है.

ध्यान दें: शॉर्टकट्स में अगर आपको एक साथ दो या दो से ज़्यादा कुंजियों को दबाना होता है तो उसके बीच में (+) का चिहन लिखा गया.

Ctrl+A – किसी भी वर्कशीट के पूरे डाटा को सलेक्ट करने के लिए.

Ctrl+B – हाईलाईट सेक्शन के सभी सेल्स को बोल्ड करने के लिए.

Ctrl+C – हाईलाईट सेक्शन के सभी सेल्स को कॉपी करें.

Ctrl+D – कॉलम भरने के लिए.

Ctrl+F – वर्तमान शीट को सर्च करने के लिए.

Ctrl+G – एक निश्चित क्षेत्र में जाने के लिए.

Ctrl+H – ढूंढकर कुछ भी बदलना.

Ctrl+I – इटैलिक करने के लिए.

Ctrl+K – हाइपर लिंक डालें

Ctrl+N – एक नई वर्कबुक बनाएं

Ctrl+O – एक नई वर्कबुक खोलें

Ctrl+P – खोली हुई शीट को प्रिंट करें

Ctrl+R – दांये भाग को भरने के लिए.

Ctrl+S – खोली गयी वर्कशीट को सेव करें

Ctrl+U – हाईलाईट सेक्शन के सभी सेल्स को अंडरलाइन करें

Ctrl+V – कॉपी किये गए पाठ को पेस्ट करें

Ctrl+W – खोली गयी वर्कबुक को बंद करें

Ctrl+X – हाईलाईट सेक्शन के सभी सेल्स को कट करें

Ctrl+Y – पिछली इंट्री को रिपीट करें

Ctrl+Z – पिछले परिवर्तन को वापस लायें.

Ctrl+1 – चयनित किये गए सेल्स का फॉर्मेट बदलें

Ctrl+2 –हाईलाईट सेक्शन के सभी सेल्स को बोल्ड करें

Ctrl+3 – हाईलाईट सेक्शन के सभी सेल्स को इटेलिक करें.

Ctrl+4 – हाईलाईट सेक्शन के सभी सेल्स को अंडरलाइन करें

Ctrl+5 – काटने के लिए

Ctrl+6 – ऑब्जेक्ट को दिखाएँ या छुपायें

Ctrl+7 – टूलबार को दिखाएं या छुपायें

Ctrl+8 –आउटलाइन सिंबल देखने के लिए

Ctrl+9 –रौ (Row) छुपाने के लिए

Ctrl+10 – कॉलम को छुपाने के लिए

Ctrl+Shift+: –वर्तमान समय डालें

Ctrl+; – वर्तमान तिथि डालें

Ctrl+` – Changes between displaying cell values or formulas in the worksheet.

Ctrl+’ – उपरोक्त सेल से एक फ़ॉर्मूला की कॉपी बनाएं

Ctrl+Shift+” – Copies value from cell above.

Ctrl+- – चयनित किये गए column या row को हटायें

Ctrl+Shift+= – एक नया column या row जोड़ें

Ctrl+Shift+~ –जनरल फॉर्मेट के लिए

Ctrl+Shift+@ – टाइम फॉर्मेटिंग को अप्लाई करें

Ctrl+Shift+! – कॉमा फॉर्मेटिंग को अप्लाई करें

Ctrl+Shift+$ – करेंसी फॉर्मेटिंग को अप्लाई करें

Ctrl+Shift+# – डेट फॉर्मेटिंग को अप्लाई करें

Ctrl+Shift+% – परसेंटेज फॉर्मेटिंग को अप्लाई करें

Ctrl+Shift+^ – एक्सपोंशियल फॉर्मेटिंग को अप्लाई करें

Ctrl+Shift+* – करंट रीजन को सेलेक्ट करने के लिए

Ctrl+Shift+& – चुने हुए सेल में आउटलाइन बाउंड्री के लिए

Ctrl+Shift+_ – बॉर्डर को हटायें

Ctrl++ – इन्सर्ट

Ctrl+- – हटायें

Ctrl+Shift+( – row को दिखाएँ

Ctrl+Shift+) – columns को दिखाएँ

Ctrl+/ – Selects the array containing the active cell.

Ctrl+\ – Selects the cells that have a static value or don’t match the formula in the active cell.

Ctrl+[ – Selects all cells referenced by formulas in the highlighted section.

Ctrl+] – Selects cells that contain formulas that reference the active cell.

Ctrl+Shift+{ – Selects all cells directly or indirectly referenced by formulas in the highlighted section.

Ctrl+Shift+} – Selects cells which contain formulas that directly or indirectly reference the active cell.

Ctrl+Shift+| (pipe) – Selects the cells within a column that don’t match the formula or static value in the active cell.

Ctrl+Enter – एक सेल के सभी कॉलम में एक ही चीज भरना

Ctrl+Spacebar – एक पूरा कॉलम सलेक्ट करना.

Ctrl+Shift+Spacebar – एक वर्कशीट पूरा सलेक्ट करें.

Ctrl+Home – शीट के पहले डब्बे में जाने के लिए.

Ctrl+End – वर्कशीट के आखरी सेल में जाने के लिए.

Ctrl+Tab – अगली वर्कबुक को एक्टिवेट करने के लिए.

Ctrl+Shift+Tab – पिछली वर्कबुक को एक्टिवेट के लिए.

Ctrl+Shift+A – फार्मूला में आर्ग्यूमेंट्स नाम डालने के लिए.

Ctrl+Shift+F – फोंट्स के लिए ड्रॉप डाउन मेन्यु खोलने के लिए.

Ctrl+Shift+O – उन सभी सेल्स को सलेक्ट करें जिसमें कमेंट है.

Ctrl+Shift+P – पॉइंट की साइज की ड्रॉप डाउन मेन्यु के लिए.

Shift+Insert – जो भी क्लिपबोर्ड में कॉपी किया है उसको पेस्ट करने के लिए.

Shift+Page Up – In a single column, highlights all cells above that are selected.

Shift+Page Down – In a single column, highlights all cells above that are selected.

Shift+Home – कर्सर की बायीं तरफ के सभी टेक्स्ट हाईलाईट करें.

Shift+End – कर्सर की दायीं तरफ के सभी टेक्स्ट हाईलाईट करें.

Shift+Up Arrow – Extends the highlighted area up one cell.

Shift+Down Arrow – Extends the highlighted area down one cell.

Shift+Left Arrow – Extends the highlighted area left one character.

Shift +Right Arrow – Extends the highlighted area right one character.

Alt+Tab – Cycles through applications.

Alt+Spacebar – Opens the system menu.

Alt+Backspace – Undo.

Alt+Enter – While typing text in a cell, pressing Alt+Enter will move to the next line, allowing for multiple lines of text in one cell.

Alt+= – Creates a formula to sum all of the above cells.

Alt+’ – Allows formatting on a dialog box.

F1 – हेल्प मेन्यु खोलें.

F2 – सलेक्ट किये गए सेल एडिट करें.

F3 – नाम पेस्ट करने के लिए.

F4 – पिछला एक्शन रिपीट करने के लिए.

F5 – नया पेज.

F6 – अगली विंडो.

F7 – स्पेलिंग चेक करने के लिए.

F8 – एक्सपांड मोड के लिए.

F9 – सब वर्कबुक को रीकेल्युकुलेट करें.

F10 – मेन्यु बार को एक्टिवेट करें.

F11 – नए चार्ट के लिए.

F12 – सेव करने का विकल्प.

Shift+F1 –ये क्या है जानने के लिए.

Shift+F2 – यूजर को सेल के कमेंट एडिट करने की अनुमति दें.

Shift+F3 – एक्सेल फ़ॉर्मूला विंडो खोलें.

Shift+F5 – सर्च बॉक्स के लिए.

Shift+F6 – पिछले पेज पर जाने के लिए.

Shift+F8 – Add to selection.

Shift+F9 – Performs calculate function on active sheet.

Ctrl+F3 – एक्सेल नैम मैनेजर को खोलें.

Ctrl+F4 – वर्तमान विंडो को बंद करें.

Ctrl+F5 – विंडो साइज रीस्टोर करने के लिए.

Ctrl+F6 – अगली वर्कबुक के लिए.

Ctrl+Shift+F – पिछली वर्कबुक पर जाने के लिए.

Ctrl+F7 – विंडो को मूव करने के लिए.

Ctrl+F8 – विंडो की साइज करने के लिए.

Ctrl+F9 –  खुली हुई विंडो को मिनीमाइज के लिए.

Ctrl+F10 – खुली हुई विंडो की साइज मैक्सिमाइज करने के लिए.

Ctrl+F11 – मैक्रो शीट डालें.

Ctrl+F12 – एक फ़ाइल खोलें.

Ctrl+Shift+F3 – रो और कॉलम के नाम पर सूचि बनाने के लिए.

Ctrl+Shift+F6 – पिछली विंडो में जाने के लिए.

Ctrl+Shift+F12 – प्रिंट करने के लिए.

Alt+F1 – एक चार्ट इन्सर्ट करें.

Alt+F2 – सेव करने का विकल्प.

Alt+F4 – वर्कबुक से बाहर जाने के लिए.

Alt+F8 – मैक्रो डायलॉग बॉक्स के लिए.

Alt+F11 – सामान्य विजयुल एडिटर खोलें.

Alt+Shift+F1 – एक नई वर्कशीट बनाएं.

Alt+Shift+F2 – खुली हुई वर्कशीट को सुरक्षित करें.